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miércoles, 9 de enero de 2013

Los Correos Electrónicos de la empresa no tienen privacidad ni privilegios.


Artículo de Elizabeth Cohee[1]
Los empleados deben ser advertidos, que no existe privacidad ni privilegio en los correos enviados o recibidos empleando los equipos de las empresas.

El caso del “mensaje con intenciones delictivas ”

El 13 de diciembre de 2012, la Corte de Apelaciones del Cuarto Circuito de los EE.UU.  confirmó la condena de PH…, un ex miembro de la Cámara de Delegados de Virginia. PH…, había sido condenado el año anterior a más de 9 años de prisión por soborno y extorsión, al usar su posición política para su propio enriquecimiento personal.
Las pruebas (evidencia)  utilizadas para condenarlo fueron obtenidas en su propia cuenta de correo electrónico de su oficina, desde donde el demandado le comunicó mensajes a su esposa sobre sus intenciones delictivas.

PH…, en su defensa,  apeló a la demanda y a  su sentencia utilizando diversas formas y razones, incluyendo como motivación que el uso de sus mensajes violaba su derecho a la intimidad, así como los privilegios de su comunicación marital.

El tribunal lo objetó y consideró que PH…, renunció  a sus privilegios debido a que envió los mensajes en cuestión a través de su equipo en el trabajo y de su cuenta de correo electrónico del trabajo. El tribunal llegó a esta decisión, a pesar de que la institución donde trabajaba instituyó  y comunicó sus políticas de inspeccionar a discreción los correos archivados en el sistema mucho después que la mayor parte del correo electrónico incriminatorio había sido enviado.

La Juez del Cuarto Circuito dictaminó: "... ( )  la corte del distrito determinó que PH…, no tomó ninguna medida para proteger los mensajes de correo electrónico en cuestión, aún luego de tomar conocimiento de la política de su empleador que anunciaba a su completa discreción el control de los correos electrónicos almacenados en su sistema. "

La decisión en este caso causa malestar entre los defensores de la privacidad, y deviene después de una larga lista de sentencias en que los derechos a la  privacidad de los empleados, relacionados con sus comunicaciones utilizando los  equipos de las oficinas han sido severamente restringidas o negadas por los tribunales.

En otras palabras: “Las comunicaciones maritales son privilegiadas y esenciales para la preservación de los matrimonios, siempre y cuando no sean hechas en computadoras pertenecientes a la empresa[2]”.

Los “mensajes privados” en equipos del estado/empresa

Uno de los casos más sonados fue el de Q…,  versus la Ciudad de Ontario (California).
En este caso, un agente de policía planteó una demanda, debido a la revisión de sus  mensajes dirigidos a su esposa y a su amante, mensajes que resultaron embarazosos, debido al contenido  sexualmente explícito enviados a través del buscapersonas (pager) proporcionado por el departamento de policía.

En su fallo, el tribunal consideró que, debido a la naturaleza del puesto de Q…,  y a las razones por las que se le había proporcionado el equipo, él no tenía ningún derecho a una privacidad razonable.

Aunque la cuestión no se planteó específicamente, se presume que el uso del argumento de privilegiar la comunicación marital también habría fracasado por la misma razón.

El caso de Q…, no fue  único, ha sido precedido por una serie de casos que refuerzan el derecho de los empleadores a controlar la información que pasa a través de los equipos que proporcionan a sus empleados.

El caso en que “no se implementó con anticipación la política sobre la no privacidad de los empleados”

En 1996, en el caso de B…, versus la ciudad de Reno, el tribunal desestimó la intención desafiante y abierta de un empleador de revisar las comunicaciones entre dos empleados como parte de una investigación interna.

El tribunal consideró que el demandante no había establecido con anterioridad que tenía una expectativa objetivamente razonable para intervenir la privacidad en los mensajes de sus empleados.

En este caso de B…, el sistema de comunicación a través del cual se enviaron los mensajes fue un sistema propio comprado por la municipalidad en 1995 para el envío de mensajes a sus empleados. Debido a que esta fue una estrategia  usual de comunicación interna en ese tiempo, si se considera que el Microsoft Outlook se introdujo recién en 1997 y debido a que este sistema fue una instalación municipal, el tribunal determinó que la ciudad era la administradora del sistema, y la autoridad que tenia derecho a los datos, sin embargo, como administradora del sistema, el tribunal falló que la municipalidad de Reno tenía  "... libertad para acceder a los mensajes almacenados a su antojo y que no lo había hecho ni alertado a sus empleados con anterioridad".

El caso de la posesión de pornografía

En el 2000, el agente de la CIA M…,  perdió la apelación a su condena por posesión de pornografía, debido a que la había descargado en su computadora de la oficina.

El tribunal determinó que M…,  no tenía ninguna expectativa razonable de privacidad. No sólo la Oficina de Servicios de Información Extranjera tiene establecida una buena política que prohibía el uso de sus computadoras para la navegación personal , sino que también avisó a sus empleados que el departamento llevaría a cabo investigaciones de equipos para asegurarse del cumplimiento de estas políticas.

Sin embargo, usando la computadora de la oficina para fines personales no se traduce automáticamente en una renuncia a la privacidad ni a los privilegios. Ha habido casos en que se ha protegido los correo electrónico de su lectura.

Uno de los más destacados de estos casos es el de S…, versus la Agencia de Amor y Atención Inc. En este caso, una empleada presentó una demanda contra su ex empleador por discriminación. Esta empleada, antes de renunciar, utilizó la computadora de su empresa para enviar a sus abogados, información que ella sentía podría serle de utilidad y ventaja.

Luego que el litigio comenzó, quedó claro para S…, que su antiguo empleador tuvo acceso a las estrategias legales y documentos que la empleada le comunicó a sus abogados. Más tarde se determinó que los acusados  copiaron el disco duro de S…,  y emplearon los datos encontrados.

El tribunal decidió darle la razón a S…, debido a que S…, tomó medidas para proteger su privacidad mediante el uso de una cuenta de correo electrónico personal, protegida por contraseña, ella tenía una expectativa razonable de intimidad que preservaba  sus privilegios de abogado y cliente.

La conclusión de estas decisiones:
Es importante establecer y comunicar una política sobre el uso personal de los equipos propiedad de la empresa, de actualizar el manual de funciones del empleado de tal manera que quede claramente indicado que los empleados no deben tener expectativa alguna de privacidad en las comunicaciones hechas, hacia o desde, su computadora de la oficina.

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