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jueves, 6 de octubre de 2016

Un consejo de Comunicación para Líderes ¿Cuál es la idea de fondo de tu mensaje?.

Luces de Liderazgo.
Por Cynthia Lewis[1]
Luego de abrir los correos recibido, comenzamos a revisar los contenidos tratando hallar ¿Que es lo que desea expresar el autor? y nos damos cuenta que a pesar de haber leído la totalidad del mensaje, no
encontramos la idea de fondo. ¿Te ha ocurrido? Que revisas informes, propuestas, cartas, o notas, llegas a leer hasta el final, buscando el resumen, y comienzas a desesperarte tratando  de averiguar la idea de fondo del autor.  Solo los comunicadores eficaces conocen la importancia de colocar el mensaje principal, la idea de fondo, al inicio de la mayoría de los documentos escritos. Esta simple regla en redes sociales,  también se aplica en la mayoría de nuestras conversaciones.

Como aficionado a las carreras velocidad con autos, acostumbro ver los canales de TV de deportes, y reviso los sitios de las redes sociales para mantenerme al día con estos eventos.  Hace poco, los medios presentaron un flash noticioso acerca de dos de mis favoritos pilotos y un amigo me telefoneó para preguntarme si conocía acerca de esta noticia.  Al comentarle que no conocía nada al respecto, ocurrió lo siguiente: Mi amiga comenzó a recitarme toda la narrativa del hecho, desde el comienzo hasta el final. Ella me explicó detalles, pormenores, y hasta antecedentes de la historia. Por lo que tuve que interrumpirle y preguntarle: Que es lo que sucedió? Cuál es el mensaje? Cuál es la idea de fondo de lo que ha ocurrido?   

Entonces, recién me di cuenta. Que he hecho lo mismo en mis propias conversaciones. Comienzo a comentar detalles, pormenores, antecedentes (información general) y someto a mis oyentes a seguir mi forma de procesar mis pensamientos, haciéndolos esperar por la idea de final (de fondo). De la misma forma muchas personas cuentan historias interminables en las que después de muchos detalles, al final dan la conclusión. En estas situaciones, muchos oyentes entre el público se distraen y pierden el interés.

Los líderes deben comunicarse de manera efectiva, lo primero que deben dar es sus ideas de fondo. Los empleados, no necesariamente requieren o necesitan saber detalles, pormenores o antecedentes antes de recibir sus asignaciones específicas, programas o cambios de política. A menudo lo que los empleados desean es que sus líderes sean precisos en sus mensajes. Indicar la idea de fondo primero, antes de recibir supuestos de apoyo o ideas que influyen en el proceso de toma de decisiones influirá en empleados desconectados de lo que el líder quiere lograr o empleados desarrollando exactamente lo que un líder desea.

Como instructor de escritura para los profesionales de la ley, recomiendo colocar la “idea de fondo siempre primero”, (IFSP), (en ingles BLUF: Bottom Line Up Front) en casi todo lo que escriben. Ciertamente, esto no es siempre la mejor, depende del tema y del público. Para algunas culturas, el colocar primero la idea de fondo puede parecerles grosero; Por lo que en estos casos el análisis de la necesidad de los lectores es vital y crítico.

La técnica de la “idea de fondo siempre primero” IFSP (en ingles BLUF) a menudo capta la atención del público, sobre todo si el tema es de su interés (se aplica a ellos). En escritos de negocios, la idea de fondo se debe expresar en una sola frase, a menos que el documento sea mayor. En casos de documentos más extensos, se puede emplear  dos o tres ideas de fondo. La determinación de una idea de fondo antes de comenzar un escrito, ayuda al autor a enfocar sus pensamientos y a decidir qué tipo de información proveer a sus lectores. Colocar la idea de fondo al inicio de un documento,  correo electrónico, o post,  elimina la necesidad de los lectores de revisar todo el documento buscando el mensaje principal.

Tengamos en cuenta los tipos de documentos y correos electrónicos que escribimos. ¿Dónde se coloca la idea de fondo? ¿Colocamos  las necesidades de los lectores primero en lugar de nuestras  propias necesidades? Uno debe dar a conocer esta nueva política, explicando su necesidad. Los empresarios que disfrutan de detalles, pormenores y antecedentes antes de revelar sus ideas de fondo,  pueden exasperar y desanimar a sus empleados. Conozca a su público y su tema para decidir si debería revelar su idea de fondo desde el inicio. En caso de duda, póngase en la posición de sus lectores y responda a esta pregunta: "¿Dónde me hubiera gustado que este la idea de fondo, si yo fuera a recibir esta información?" Piense acerca de esta percepción. En vez de describir de inicio a fin nuestros propósitos, consideremos primariamente la posibilidad de que una comunicación clara colocando al inicio nuestra idea de fondo, nuestro mensaje, lo que queremos alcanzar.



[1] La Dra. Cynthia L. Lewis, instructora en la Unidad de Programas de Instrucción Ejecutiva, en la  Academia del FBI, preparó este artículo sobre Liderazgo. Ella puede ser contactada a través de su correo:  cynthia.lewis@ic.fbi.gov

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