De la notificación electrónica a la notificación en línea

La notificación electrónica fundamentalmente consiste en poner en conocimiento de las partes de un proceso el contenido de las resoluciones judiciales y los anexos, a través de una “casilla electrónica” proporcionada por el PJ.

El ingreso de la tecnología en la administración de justicia es de suma importancia y actualidad, máxime en el tema de las notificaciones. En efecto, la notificación esencialmente consiste en poner en conocimiento de los interesados el contenido de las resoluciones judiciales con el propósito que estas surtan efecto. Así enunciado el tema, la realización de una notificación pareciera un asunto sencillo. Sin embargo, la manera cómo se realizan estas actuaciones procesales es responsable de una serie de distorsiones en los diversos procesos que se gestionan en el Poder Judicial (PJ).

Buena parte de las nulidades deducidas se fundamentan en notificaciones físicas incorrectamente realizadas; es práctica común entre los abogados cuestionar las notificaciones cuando no tienen argumentos sobre el fondo. No cabe duda que la excesiva duración de los procesos es consecuencia de las deficiencias en las notificaciones, del tiempo que dura su diligenciamiento y del tardío retorno de los cargos de notificación a los juzgados. A ello se suman las pérdidas de documentos, mutilaciones, falsificaciones, el tráfico de resoluciones y el abarrotamiento de las centrales de notificación.

Medidas Adoptadas

Frente a tan graves problemas, los órganos de gobierno del PJ, el Congreso de la República y el Ejecutivo, han adoptado medidas para la implementación de un sistema de notificación diferente, denominado “notificación electrónica”.

La notificación electrónica fundamentalmente consiste en poner en conocimiento de las partes de un proceso el contenido de las resoluciones judiciales y los anexos, a través de una “casilla electrónica” proporcionada por el PJ. Para ello, se convierte en imagen el documento, lo suscriben digitalmente tanto el juez como el especialista, se escanean los anexos y se adjuntan a la resolución. Luego se crean las cédulas de notificación, las revisa y suscribe el especialista y, finalmente, el asistente de notificaciones envía todo a las casillas electrónicas de los respectivos abogados.

Los esfuerzos no se han limitado a la expedición de dispositivos legales. Se han realizado también acciones concretas como el desarrollo de un sistema que permita ejecutar las notificaciones electrónicas, el diseño de un procedimiento para su diligenciamiento, la capacitación del personal, la realización de pruebas y algunas notificaciones electrónicas reales.

Insuficiencia de los esfuerzos realizados

No obstante los esfuerzos realizados, la notificación electrónica como la han concebido los órganos encargados de su desarrollo e implementación, no ha funcionado. Con ocasión del día del juez, en agosto del 2010, el presidente del PJ presentó algunas cifras poco alentadoras. Señaló que de cien mil abogados existentes en todo el país apenas 1,339 contaban con casilla electrónica. Respecto a la cantidad de notificaciones electrónicas realizadas reveló que solo 46 fueron efectuadas.

Estos datos ponen en evidencia que el Sistema de Notificaciones Electrónicas –Sinoe-PJ– no ha funcionado como se esperaba, no obstante haber pasado más de tres años desde que se dispusiera su instauración en el PJ mediante R. A. N° 214-2008-CE-PJ, de 30 de julio del 2008.

Pero… ¿Cuáles son los factores que dificultan la plena implementación del Sistema de Notificaciones Electrónicas en el Poder Judicial? Entre estos factores se puede mencionar a los excesivos niveles de seguridad de los que se ha querido dotar a los documentos materia de notificación, al inadecuado procedimiento diseñado para la realización de la notificación electrónica, a la participación de muchas personas en el procedimiento (juez, especialista, asistente de notificaciones), a la carencia de equipos para la realización de las notificaciones (impresoras, computadoras, escáneres, puntos de red, etcétera), a la carencia de personal para digitalizar voluminosos anexos y expedientes, a la demora en el escaneo de los documentos y demás. También es cierto la resistencia de algunos auxiliares y las dificultades que siempre tiene que enfrentar todo cambio cultural o de modelo. En suma, estas son algunas de las causas que impiden la implementación de las notificaciones electrónicas en el PJ.

La alternativa

Pero si las notificaciones electrónicas en su concepción y diseño original no han dado los resultados esperados, ¿qué alternativa tenemos? ¿Qué podemos hacer?

Al respecto cabe señalar, que en materia de notificaciones electrónicas la realidad ha ido más allá de los planes. En efecto, en el PJ, paralelamente a la elaboración del Sinoe-PJ, se ha desarrollado, implementado y optimizado de manera progresiva el Sistema Integrado Judicial –SIJ–, el cual se ha consolidado como una herramienta imprescindible en la tramitación y gestión de los procesos.

El SIJ no solo es instrumento de registro, sino, un sistema orgánico que contiene hasta el texto íntegro de cada una de las resoluciones que se emiten en los procesos judiciales. Alguien podrá replicar y señalar que en el SIJ no se encuentran los textos de los escritos y anexos. Es cierto, sin embargo, ello no puede ser una traba para aprovechar sus potencialidades y posibilitar las notificaciones vía Web en el PJ, en la medida que la mayoría de las resoluciones judiciales se notifican sin escritos ni anexos. Entre las resoluciones que se notifican sin escritos ni anexos podemos mencionar a los autos de inadmisibilidad, improcedencia o rechazo de demanda, al auto que resuelve excepciones, al auto de saneamiento, al decreto que fija la fecha para informe oral, al tráigase para resolver, a la sentencia, al concesorio de apelación, al auto que resuelve una medida cautelar, al auto de consentimiento, etcétera. Como puede observarse, los avances en el SIJ pueden usarse para viabilizar las notificaciones electrónicas en el Poder Judicial.

En realidad, lo que ha hecho la Gerencia de Informática del PJ es precisamente aprovechar este desarrollo alcanzado por el SIJ, para mostrar toda la información que contiene a través del portal institucional.

Visualización del Proceso

Hoy, a través del portal del PJ, las partes de un proceso pueden observar cada acto del mismo. En efecto, se puede observar e imprimir los textos completos de cada una de las resoluciones que se han emitido en un proceso judicial (desde el auto admisorio hasta la sentencia).

El fenómeno es tan reconfortante que hay usuarios que se apersonan al despacho con los textos íntegros de los autos o sentencias en la mano, mucho antes siquiera que se hayan generado sus respectivas cédulas de notificación física.

Entonces, a esta altura del análisis cabe preguntarnos: ¿Es verdaderamente pertinente que insistamos en implementar el modelo y el procedimiento de notificación electrónica como originalmente ha sido diseñado? Teniendo la urgencia de sustituir la notificación física, es necesario que continuemos haciendo pruebas y repruebas de un modelo sumamente intrincado que hasta la fecha solo ha logrado efectuar menos de un centenar de notificaciones electrónicas, entre las cuales no figura ni un auto y menos una sentencia.

En relación con ello, ha quedado demostrado que el desarrollo tecnológico ha ido más allá de los planes, y la realidad ha puesto en evidencia que la notificación electrónica se ha hecho efectiva a través de la “notificación en línea” realizada a través de la página Web del PJ. Como se ha señalado, hoy, las partes de un proceso, a través del portal institucional, toman conocimiento inmediato, y sin costo alguno, de cada una de las resoluciones expedidas en sus respectivos procesos.

Atendiendo todo lo antes señalado, consideramos que no corresponde insistir en un modelo de notificación electrónica que no ha dado los resultados esperados. Por el contrario, es necesario optimizar y formalizar la “notificación en línea” que se produce en tiempo real a través del reflejado de los textos completos de las resoluciones en la página del PJ, a los cuales se accede de manera directa con una clave sencilla que es el número del respectivo expediente.

Ventajas

Y… ¿Cuáles son las ventajas de las notificaciones a través de la Web? Las ventajas son enormes y entre ellas se pueden mencionar las siguientes:

1. No hay necesidad de escanear las resoluciones, en la medida que las mismas se levantan a la Web de manera automática.

2.  El procedimiento es sencillo. No se necesita de la participación de muchas personas para su diligenciamiento. El propio secretario o el juez, que genera la resolución puede importar el texto al SIJ, “rubricarlo” con un código o grafía, y levantarlo a la Web en pocos segundos.

3.  No se necesitan equipos sofisticados ni escáneres; se puede realizar con los recursos existentes.

4.  No se requiere de más personal como sí lo requiere la notificación electrónica originalmente concebida.

5. Los especialistas y asistentes ya están familiarizados con el procedimiento.

6. Permite usar todos los avances que se han realizado en materia de notificaciones electrónicas por el Sinoe-PJ y el SIJ.

7. Son seguras y auténticas, no hay posibilidad de alterar los textos de las resoluciones.

8. Son confidenciales, solo los que conocen el número de expediente pueden leer las resoluciones.

9. Ya han sido probadas y funcionan en muchos procedimientos administrativos.

10. En suma, son más expeditivas, eficientes y económicas.

Tareas Pendientes

Finalmente, cabe puntualizar que para la aplicación formal de las notificaciones en línea, es necesario realizar algunas modificaciones legales inmediatamente. Es necesario reconocer y darle validez legal a la notificación en línea. Es necesario reemplazar la notificación física, en cuanto se pueda, y establecer que la notificación en línea sea la regla y no la excepción como actualmente lo concibe el estrecho marco normativo que regula la materia.