Luces de Liderazgo.
Por Cynthia Lewis[1]
Luego de abrir los correos recibido, comenzamos a revisar
los contenidos tratando hallar ¿Que es lo que desea expresar el autor?
y nos damos cuenta que a pesar de haber leído la totalidad del mensaje, no
encontramos la idea de fondo. ¿Te ha ocurrido? Que revisas
informes, propuestas, cartas, o notas, llegas a leer hasta el final, buscando el
resumen, y comienzas a desesperarte tratando de averiguar la idea de fondo del autor. Solo los comunicadores eficaces conocen la
importancia de colocar el mensaje principal, la idea de fondo, al inicio de la
mayoría de los documentos escritos. Esta simple regla en redes sociales, también se aplica en la mayoría de nuestras
conversaciones.
Como aficionado a las carreras velocidad con autos, acostumbro
ver los canales de TV de deportes, y reviso los sitios de las redes sociales
para mantenerme al día con estos eventos. Hace poco, los medios presentaron un flash
noticioso acerca de dos de mis favoritos pilotos y un amigo me telefoneó para
preguntarme si conocía acerca de esta noticia. Al comentarle que no conocía nada al respecto,
ocurrió lo siguiente: Mi amiga comenzó a recitarme toda la narrativa del hecho,
desde el comienzo hasta el final. Ella me explicó detalles, pormenores, y hasta
antecedentes de la historia. Por lo que tuve que interrumpirle y preguntarle: Que es lo que sucedió? Cuál es el mensaje? Cuál es la idea de fondo de lo que ha ocurrido?
Entonces, recién me di cuenta. Que he hecho lo mismo en
mis propias conversaciones. Comienzo a comentar detalles, pormenores,
antecedentes (información general) y someto a mis oyentes a seguir mi forma de
procesar mis pensamientos, haciéndolos esperar por la idea de final (de fondo).
De la misma forma muchas personas cuentan historias interminables en las que después
de muchos detalles, al final dan la conclusión. En estas situaciones, muchos
oyentes entre el público se distraen y pierden el interés.
Los líderes deben comunicarse de manera efectiva, lo
primero que deben dar es sus ideas de fondo. Los empleados, no necesariamente
requieren o necesitan saber detalles, pormenores o antecedentes antes de recibir
sus asignaciones específicas, programas o cambios de política. A menudo lo que
los empleados desean es que sus líderes sean precisos en sus mensajes. Indicar la
idea de fondo primero, antes de recibir supuestos de apoyo o ideas que influyen
en el proceso de toma de decisiones influirá en empleados desconectados de lo
que el líder quiere lograr o empleados desarrollando exactamente lo que un líder
desea.
Como instructor de escritura para los profesionales de la
ley, recomiendo colocar la “idea de fondo siempre primero”, (IFSP),
(en ingles BLUF: Bottom Line Up Front) en casi todo lo que escriben.
Ciertamente, esto no es siempre la mejor, depende del tema y del público. Para
algunas culturas, el colocar primero la idea de fondo puede parecerles grosero;
Por lo que en estos casos el análisis de la necesidad de los lectores es vital
y crítico.
La técnica de la “idea de fondo siempre primero” IFSP
(en ingles BLUF) a menudo capta la atención del público, sobre todo si el tema es
de su interés (se aplica a ellos). En escritos de negocios, la idea de fondo se
debe expresar en una sola frase, a menos que el documento sea mayor. En casos
de documentos más extensos, se puede emplear dos o tres ideas de fondo. La determinación de
una idea de fondo antes de comenzar un escrito, ayuda al autor a enfocar sus pensamientos
y a decidir qué tipo de información proveer a sus lectores. Colocar la idea de
fondo al inicio de un documento, correo
electrónico, o post, elimina la
necesidad de los lectores de revisar todo el documento buscando el mensaje
principal.
Tengamos en cuenta los tipos de documentos y correos
electrónicos que escribimos. ¿Dónde se coloca la idea de fondo? ¿Colocamos las necesidades de los lectores primero en
lugar de nuestras propias necesidades? Uno
debe dar a conocer esta nueva política, explicando su necesidad. Los
empresarios que disfrutan de detalles, pormenores y antecedentes antes de
revelar sus ideas de fondo, pueden
exasperar y desanimar a sus empleados. Conozca a su público y su tema para
decidir si debería revelar su idea de fondo desde el inicio. En caso de duda, póngase
en la posición de sus lectores y responda a esta pregunta: "¿Dónde me
hubiera gustado que este la idea de fondo, si yo fuera a recibir esta
información?" Piense acerca de esta percepción. En vez de describir de
inicio a fin nuestros propósitos, consideremos primariamente la posibilidad de
que una comunicación clara colocando al inicio nuestra idea de fondo, nuestro
mensaje, lo que queremos alcanzar.
[1] La
Dra. Cynthia L. Lewis, instructora en la Unidad de Programas de Instrucción
Ejecutiva, en la Academia del FBI,
preparó este artículo sobre Liderazgo. Ella puede ser contactada a través de su
correo: cynthia.lewis@ic.fbi.gov.
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