La notificación electrónica fundamentalmente consiste en poner en conocimiento
de las partes de un proceso el contenido de las resoluciones judiciales y los
anexos, a través de una “casilla electrónica” proporcionada por el PJ.
El ingreso de la tecnología en la administración de justicia
es de suma importancia y actualidad, máxime en el tema de las notificaciones. En
efecto, la notificación esencialmente consiste en poner en conocimiento de los
interesados el contenido de las resoluciones judiciales con el propósito que
estas surtan efecto. Así enunciado el tema, la realización de una notificación
pareciera un asunto sencillo. Sin embargo, la manera cómo se realizan estas
actuaciones procesales es responsable de una serie de distorsiones en los
diversos procesos que se gestionan en el Poder Judicial (PJ).
Buena parte de las nulidades deducidas se fundamentan en
notificaciones físicas incorrectamente realizadas; es práctica común entre los
abogados cuestionar las notificaciones cuando no tienen argumentos sobre el
fondo. No cabe duda que la excesiva duración de los procesos es consecuencia de
las deficiencias en las notificaciones, del tiempo que dura su diligenciamiento y
del tardío retorno de los cargos de notificación a los juzgados. A ello se suman
las pérdidas de documentos, mutilaciones, falsificaciones, el tráfico de resoluciones
y el abarrotamiento de las centrales de notificación.
Medidas Adoptadas
Frente a tan graves problemas, los órganos de gobierno del
PJ, el Congreso de la República y el Ejecutivo, han adoptado medidas para la
implementación de un sistema de notificación diferente, denominado “notificación
electrónica”.
La notificación electrónica fundamentalmente consiste en
poner en conocimiento de las partes de un proceso el contenido de las
resoluciones judiciales y los anexos, a través de una “casilla electrónica”
proporcionada por el PJ. Para ello, se convierte en imagen el documento, lo
suscriben digitalmente tanto el juez como el especialista, se escanean los
anexos y se adjuntan a la resolución. Luego se crean las cédulas de
notificación, las revisa y suscribe el especialista y, finalmente, el asistente
de notificaciones envía todo a las casillas electrónicas de los respectivos
abogados.
Los esfuerzos no se han limitado a la expedición de
dispositivos legales. Se han realizado también acciones concretas como el
desarrollo de un sistema que permita ejecutar las notificaciones electrónicas,
el diseño de un procedimiento para su diligenciamiento, la capacitación del
personal, la realización de pruebas y algunas notificaciones electrónicas
reales.
Insuficiencia de los
esfuerzos realizados
No obstante los esfuerzos realizados, la notificación
electrónica como la han concebido los órganos encargados de su desarrollo e
implementación, no ha funcionado. Con ocasión del día del juez, en agosto del
2010, el presidente del PJ presentó algunas cifras poco alentadoras. Señaló que
de cien mil abogados existentes en todo el país apenas 1,339 contaban con
casilla electrónica. Respecto a la cantidad de notificaciones electrónicas
realizadas reveló que solo 46 fueron efectuadas.
Estos datos ponen en evidencia que el Sistema de
Notificaciones Electrónicas –Sinoe-PJ– no ha funcionado como se esperaba, no
obstante haber pasado más de tres años desde que se dispusiera su instauración
en el PJ mediante R. A. N° 214-2008-CE-PJ, de 30 de julio del 2008.
Pero… ¿Cuáles son los factores que dificultan la plena
implementación del Sistema de Notificaciones Electrónicas en el Poder Judicial?
Entre estos factores se puede mencionar a los excesivos niveles de seguridad de
los que se ha querido dotar a los documentos materia de notificación, al
inadecuado procedimiento diseñado para la realización de la notificación
electrónica, a la participación de muchas personas en el procedimiento (juez,
especialista, asistente de notificaciones), a la carencia de equipos para la
realización de las notificaciones (impresoras, computadoras, escáneres, puntos
de red, etcétera), a la carencia de personal para digitalizar voluminosos
anexos y expedientes, a la demora en el escaneo de los documentos y demás.
También es cierto la resistencia de algunos auxiliares y las dificultades que
siempre tiene que enfrentar todo cambio cultural o de modelo. En suma, estas
son algunas de las causas que impiden la implementación de las notificaciones
electrónicas en el PJ.
La alternativa
Pero si las notificaciones electrónicas en su concepción y
diseño original no han dado los resultados esperados, ¿qué alternativa tenemos?
¿Qué podemos hacer?
Al respecto cabe señalar, que en materia de notificaciones
electrónicas la realidad ha ido más allá de los planes. En efecto, en el PJ,
paralelamente a la elaboración del Sinoe-PJ, se ha desarrollado, implementado y
optimizado de manera progresiva el Sistema Integrado Judicial –SIJ–, el cual se
ha consolidado como una herramienta imprescindible en la tramitación y gestión
de los procesos.
El SIJ no solo es instrumento de registro, sino, un sistema
orgánico que contiene hasta el texto íntegro de cada una de las resoluciones
que se emiten en los procesos judiciales. Alguien podrá replicar y señalar que
en el SIJ no se encuentran los textos de los escritos y anexos. Es cierto, sin
embargo, ello no puede ser una traba para aprovechar sus potencialidades y
posibilitar las notificaciones vía Web en el PJ, en la medida que la mayoría de
las resoluciones judiciales se notifican sin escritos ni anexos. Entre las
resoluciones que se notifican sin escritos ni anexos podemos mencionar a los
autos de inadmisibilidad, improcedencia o rechazo de demanda, al auto que
resuelve excepciones, al auto de saneamiento, al decreto que fija la fecha para
informe oral, al tráigase para resolver, a la sentencia, al concesorio de
apelación, al auto que resuelve una medida cautelar, al auto de consentimiento,
etcétera. Como puede observarse, los avances en el SIJ pueden usarse para
viabilizar las notificaciones electrónicas en el Poder Judicial.
En realidad, lo que ha hecho la Gerencia de Informática del
PJ es precisamente aprovechar este desarrollo alcanzado por el SIJ, para
mostrar toda la información que contiene a través del portal institucional.
Visualización del
Proceso
Hoy, a través del portal del PJ, las partes de un proceso
pueden observar cada acto del mismo. En efecto, se puede observar e imprimir
los textos completos de cada una de las resoluciones que se han emitido en un
proceso judicial (desde el auto admisorio hasta la sentencia).
El fenómeno es tan reconfortante que hay usuarios que se
apersonan al despacho con los textos íntegros de los autos o sentencias en la
mano, mucho antes siquiera que se hayan generado sus respectivas cédulas de
notificación física.
Entonces, a esta altura del análisis cabe preguntarnos: ¿Es
verdaderamente pertinente que insistamos en implementar el modelo y el
procedimiento de notificación electrónica como originalmente ha sido diseñado?
Teniendo la urgencia de sustituir la notificación física, es necesario que
continuemos haciendo pruebas y repruebas de un modelo sumamente intrincado que
hasta la fecha solo ha logrado efectuar menos de un centenar de notificaciones
electrónicas, entre las cuales no figura ni un auto y menos una sentencia.
En relación con ello, ha quedado demostrado que el
desarrollo tecnológico ha ido más allá de los planes, y la realidad ha puesto
en evidencia que la notificación electrónica se ha hecho efectiva a través de la
“notificación en línea” realizada a través de la página Web del PJ. Como se ha
señalado, hoy, las partes de un proceso, a través del portal institucional,
toman conocimiento inmediato, y sin costo alguno, de cada una de las
resoluciones expedidas en sus respectivos procesos.
Atendiendo todo lo antes señalado, consideramos que no
corresponde insistir en un modelo de notificación electrónica que no ha dado los
resultados esperados. Por el contrario, es necesario optimizar y formalizar la
“notificación en línea” que se produce en tiempo real a través del reflejado de
los textos completos de las resoluciones en la página del PJ, a los cuales se
accede de manera directa con una clave sencilla que es el número del respectivo
expediente.
Ventajas
Y… ¿Cuáles son las ventajas de las notificaciones a través de
la Web? Las ventajas son enormes y entre ellas se pueden mencionar las
siguientes:
1. No hay necesidad de escanear las resoluciones, en la
medida que las mismas se levantan a la Web de manera automática.
2. El
procedimiento es sencillo. No se necesita de la participación de muchas
personas para su diligenciamiento. El propio secretario o el juez, que genera
la resolución puede importar el texto al SIJ, “rubricarlo” con un código o
grafía, y levantarlo a la Web en pocos segundos.
3. No se
necesitan equipos sofisticados ni escáneres; se puede realizar con los recursos
existentes.
4. No se
requiere de más personal como sí lo requiere la notificación electrónica
originalmente concebida.
5. Los especialistas y asistentes ya están familiarizados
con el procedimiento.
6. Permite usar todos los avances que se han realizado en
materia de notificaciones electrónicas por el Sinoe-PJ y el SIJ.
7. Son seguras y auténticas, no hay posibilidad de alterar
los textos de las resoluciones.
8. Son confidenciales, solo los que conocen el número de
expediente pueden leer las resoluciones.
9. Ya han sido probadas y funcionan en muchos procedimientos
administrativos.
10. En suma, son más expeditivas, eficientes y económicas.
Tareas Pendientes
Finalmente, cabe puntualizar que para la aplicación formal
de las notificaciones en línea, es necesario realizar algunas modificaciones
legales inmediatamente. Es necesario reconocer y darle validez legal a la
notificación en línea. Es necesario reemplazar la notificación física, en cuanto
se pueda, y establecer que la notificación en línea sea la regla y no la
excepción como actualmente lo concibe el estrecho marco normativo que regula la
materia.
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